¿Qué es Airtable?

¿Estás cansado de usar hojas de cálculo tradicionales? ¿O te sientes abrumado por los complejos sistemas de bases de datos? ¡No te preocupes! Airtable es la mejor solución para ti. Esta herramienta está cambiando nuestra forma de concebir la organización de datos y la colaboración.

En esta entrada del blog, explicaremos qué es Airtable. También hablaremos de los componentes básicos, las funciones avanzadas, las ventajas y los precios de Airtable. 

Pues bien, empecemos y utilicemos Airtable para mejorar tu eficiencia. 

¿Qué es Airtable?

Airtable es una combinación única de base de datos y hoja de cálculo. Está diseñada para ayudar a organizar, realizar un seguimiento y gestionar diversos tipos de datos. Imagínate tener una hoja de cálculo en la que no solo puedas enumerar datos, sino también vincular diferentes hojas de forma inteligente, almacenar imágenes, configurar calendarios e incluso automatizar tareas.

Por ejemplo, imagina quetienes la página web de una pequeña empresa. Puedes utilizar Airtable para gestionar tu inventario. Puedes crear una base (como una gran carpeta) con tablas para cada categoría de productos. En cada tabla, puedes llevar un control de las cantidades, los proveedores y los precios, e incluso adjuntar fotos de los productos. Airtable funciona como unaherramienta «todo en uno»sin código para empresas.

Diferencias entre Airtable y las hojas de cálculo tradicionales

Airtable y las hojas de cálculo tradicionales, como Microsoft Excel o Google Sheets, presentan diferencias claras que las distinguen, sobre todo en lo que respecta a la funcionalidad y las capacidades de gestión de datos.

¡Echemos un vistazo rápido!

Componentes básicos de Airtable

La funcionalidad de Airtable se basa en varios componentes fundamentales que la hacen versátil y fácil de usar. Si quieres utilizar Airtable de forma eficaz para diversas necesidades de gestión de datos, debes comprender estos componentes. 

¡Vamos a verlos en detalle! 

Espacio de trabajo

Un espacio de trabajo es como una sala digital en la que puedes guardar proyectos relacionados. Para crear un espacio de trabajo, solo tienes que iniciar sesión en Airtable y seguir unas sencillas instrucciones. Cada espacio de trabajo puede contener varias bases, de forma similar a las carpetas, y es ideal para organizar distintos proyectos o aspectos del trabajo.

Verás todos los espacios de trabajo en cuanto accedas a la página de inicio de Airtable. Para crear un nuevo espacio de trabajo, sigue estas instrucciones:

Ya está. Has terminado. 

Bases

Una «base» en Airtable es como una base de datos independiente o un centro de proyectos. Cada base es una entidad independiente que contiene su propio conjunto de tablas, vistas y registros.

Puedes tener diferentes bases para distintos proyectos o fines. Por ejemplo, una base sirve para gestionar tu calendario de contenidos y otra para llevar a cabo tu campaña de marketing. 

Puedes crear bases desde cero o utilizar plantillas ya existentes diseñadas para diversas tareas. Utilizar una plantilla es una buena idea para familiarizarse con esta herramienta. Las plantillas incluyen datos de ejemplo, que puedes modificar según tus necesidades. «Calendario de contenidos», «Seguimiento de campañas de marketing», «Planificación de eventos» y «Seguimiento de proyectos» son algunos ejemplos de plantillas de bases ya creadas.

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Tablas

Dentro de cada base de datos, las «tablas» son similares a hojas de cálculo o listas individuales. En ellas es donde se organizan y clasifican los datos.

Las tablas de una base representan diferentes aspectos o categorías del proyecto. Por ejemplo, imagina que tienes una base llamada «Marketing». En ese caso, podrías tener tablas independientes para distintas plataformas de redes sociales, como Facebook, Twitter, Instagram, etc. Cada tabla funciona como una hoja de cálculo, pero con funciones más avanzadas.

En la siguiente captura de pantalla, hemos creado una base de datos de incorporación de empleados con tres tablas: «Lista de verificación de incorporación», «Miembros del equipo» y «Recursos de incorporación». 

Campos

Los «campos» son las columnas de una tabla. Cada campo está diseñado para contener un tipo específico de información.

En una tabla de «Tareas», es posible que haya campos como «Nombre de la tarea», «Fecha de vencimiento», «Asignado a», «Estado», etc. Cada campo se puede configurar con un tipo de datos específico , como texto, número, fecha, casilla de verificación o incluso archivos adjuntos.

En la tabla de incorporación de empleados, la columna que contiene las direcciones de correo electrónico es la campo «Dirección de correo electrónico» . 

Registros

Los registros en Airtable son similares a las filas de una hoja de cálculo. Cada registro representa un elemento o entrada individual de una tabla, y contiene toda la información relevante. La posibilidad de vincular registros entre tablas es una característica distintiva de la estructura de base de datos relacional de Airtable.

Cada registro correspondería a una tarea concreta de la tabla «Tareas», cuyos detalles se completarían en los campos correspondientes.

En la tabla de la lista de verificación de incorporación que se muestra a continuación, cada entrada corresponde a una tarea diferente, y los datos relevantes de dicha tarea —como el nombre de la tarea, la fecha, las notas, los recursos pertinentes, la persona de contacto, etc.— se detallan en los campos correspondientes.

Visitas

Airtable ofrece diferentes vistas para mostrar los datos. Entre las vistas más habituales se encuentran la vista de cuadrícula (similar a una hoja de cálculo estándar), la vista de calendario (para datos basados en fechas), la vista Kanban (para una representación de tareas o fases en forma de tablero) y la vista de galería (centrada en imágenes o archivos adjuntos). 

Te permiten personalizar la forma en que ves e interactúas con tus registros. Estas vistas ofrecen flexibilidad a la hora de visualizar e interactuar con los datos, adaptándose a las distintas preferencias de los usuarios y a las necesidades de cada proyecto.

Si quieres saber más sobre el funcionamiento de Airtable, lee nuestra entrada del blog titulada«¿Cómo funciona Airtable?». 

Precios de Airtable

Ahora ya sabesqué es Airtable. Es hora de conocer bien sus tarifas. Airtable ofrece cuatro planes de precios. Son los siguientes:

1. Gratuito: Es ideal para particulares o equipos muy pequeños que están empezando a utilizar Airtable. 

2. Plan Team: Este plan tiene un precio a partir de 20 $ por usuario al mes (facturación anual). Es ideal para equipos que desarrollan aplicaciones y desean colaborar en flujos de trabajo compartidos. 

3. Business: Esteplan tiene un precio a partir de 45 $ por usuario al mes (facturación anual). Es ideal para equipos y departamentos que desean funciones avanzadas junto con herramientas básicas de administración. 

4. Escala empresarial: Para conocerlos precios, debeponerse en contacto con el departamento de ventas. Es una buena opción para las organizaciones que desean crear aplicaciones escalables y flexibles. 

Valoraciones y reseñas de Airtable

Valoración de G2: 4,6 de 5 estrellas

Valoración de Capterra: 4,7 sobre 5 estrellas

En la siguiente captura de pantalla se muestran algunas opiniones de usuarios de G2. A la gente le parece una herramienta muy útil y, además, la recomiendan. Veamos qué dicen:

¿Airtable es gratis?

Sí, Airtable ofrece un plan gratuito con funciones limitadas. El plan gratuito incluye un número determinado de registros por base y las funciones básicas. 

¿Cuáles son las ventajas de Airtable?

¿En qué se diferencia Airtable de Excel?

Airtable se diferencia de Excel en que ofrece una combinación de funciones de hoja de cálculo y base de datos. Por su parte, Excel no cuenta con funciones de base de datos. 

¿Cuáles son las funciones avanzadas de Airtable?

¿Qué otras alternativas gratuitas hay a Airtable?

Aquí tienes algunas alternativas gratuitas a Airtable:

👉 Lectura relacionada:Cómo usar Notion AI

Palabras finales

Al concluir nuestro análisis sobre qué es Airtable, queda claro que esta plataforma es mucho más que una simple herramienta. Es una solución que aporta un nuevo nivel de eficiencia y claridad a la gestión de datos. 

Tanto si estás creando una bolsa de empleo, organizando una campaña de marketing o simplemente intentando poner orden en un sinfín de tareas, Airtable destaca por ser una opción versátil y fácil de usar.

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