Dado que las pequeñas empresas suelen disponer de recursos financieros y humanos limitados, los propietarios deben buscar formas de aprovechar la tecnología para sacar el máximo partido a los recursos de que disponen.
A diferencia de las grandes empresas, las pequeñas empresas pueden incorporar nuevas tecnologías de forma rápida y eficaz en sus operaciones diarias, ya que operan a menor escala.
10 herramientas tecnológicas imprescindibles para tu pequeña empresa
¡Aquí tienes las diez mejores herramientas tecnológicas para ayudarte a hacer crecer tu pequeña empresa hoy mismo!
1. Herramientas de gestión de proyectos: Trello
El uso de herramientas de gestión de proyectos te permite gestionar varias tareas al mismo tiempo. Básicamente, estas herramientas te permiten llevar un control de tus tareas, reuniones y fechas de entrega en línea, en lugar de hacerlo a mano.
Con estas herramientas, puedes crear fácilmente notas para las próximas reuniones y tareas. Además, estas herramientas permiten enviar mensajes similares a otros miembros del equipo, lo que garantiza que todos sepan exactamente qué deben hacer y cuándo deben hacerlo.
Precios
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Gratis: 0 $ por usuario al mes
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Tarifa estándar: 5 $ al mes por usuario si se factura anualmente (6 $ si se factura mensualmente)
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Premium: 10 $ al mes por usuario si se factura anualmente (12,50 $ si se factura mensualmente)
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Plan Enterprise: 17,50 $ al mes por usuario (facturación anual; 210,00 $ al año por usuario)
Ventajas:
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Precios transparentes con una versión para crear tableros, fichas y listas.
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Compatible con todos los dispositivos, incluidos los teléfonos inteligentes.
Contras:
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Los usuarios gratuitos solo pueden enviar archivos de hasta 10 MB por adjunto.
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Riesgos relacionados con las copias de seguridad: en Trello no es posible recuperar datos, pero este problema se mitiga utilizando el Power-Up «Rewind Backups for Trello».
2. Herramientas de firma electrónica: DocuSign
Las herramientas de firma electrónica son útiles para firmar contratos y acuerdos con otras personas. Solo tienes que subir tus archivos e introducir las direcciones de correo electrónico de quienes deban firmarlos. Una vez firmados los documentos, se enviarán a sus bandejas de entrada.
Los recordatorios avisarán a quienes aún no hayan firmado si no lo han hecho antes de la fecha límite. Los documentos se pueden firmar electrónicamente sin necesidad de papel, lo que resulta más respetuoso con el medio ambiente. Además, facilitan el trabajo en entornos en los que los empleados se encuentran dispersos y a gran distancia entre sí.
Precios:
Plan Personal: 10 $ al mes
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Los sobres mensuales de DocuSign, las plantillas reutilizables y el almacenamiento ilimitado (10 MB por archivo).
Plan estándar: 25 $ al mes por usuario
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Incluye todo lo que ofrece el plan Personal, además de tableros ilimitados, listas de verificación avanzadas y campos personalizados.
Plan Business Pro: 40 $ al mes por usuario
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Incluye todo lo que ofrece el plan Estándar, además de vistas como Calendario, Línea de tiempo, Tabla, Panel de control y Mapa; vistas de espacio de trabajo como Tabla y Calendario; ejecución ilimitada de comandos en el espacio de trabajo; funciones de administración y seguridad; plantillas a nivel de espacio de trabajo; colecciones; observadores; y exportación sencilla de datos.
Plan Enterprise: los precios están disponibles previa solicitud.
Ventajas:
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Incluye una configuración de administrador para supervisar las tareas y las actividades de firma de documentos.
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Ofrece grupos de firmas adaptados a distintos puestos de trabajo.
Contras:
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Es relativamente caro, sobre todo teniendo en cuenta que Adobe ofrece una herramienta de firma gratuita.
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Tiempo de respuesta lento y configuración compleja para grupos grandes.
3. Marketing por correo electrónico: Mailchimp
Los sistemas de marketingdigitalpor correo electrónicofacilitan mantener a los lectores informados sobre los nuevos productos, las rebajas y las ofertas especiales de tu negocio. Varias de estas herramientas te permiten automatizar el proceso de envío periódico de correos electrónicos a tus redes sociales.
Precios:
Plan gratuito: 0 $ al mes
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Incluye hasta 2.000 contactos y 10.000 envíos de correo electrónico al mes.
Plan Essentials: 13 $ al mes
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Incluye hasta 50 000 contactos y envíos ilimitados de correos electrónicos al mes.
Plan estándar: 20 $ al mes
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Incluye hasta 100 000 contactos y envíos ilimitados de correos electrónicos al mes.
Plan Premium: 350 $ al mes
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Incluye hasta 200 000 contactos y envíos ilimitados de correos electrónicos al mes.
Ventajas:
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Permite realizar pruebas A/B y crear segmentos de usuarios muy específicos.
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Ofrece análisis detallados e informes de datos sobre las campañas.
Contras:
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Problemas con usuarios de Gmail que no reciben los correos electrónicos o que estos se desvían a la carpeta de correo no deseado.
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Los costes aumentan considerablemente a medida que crece el número de usuarios.
4. Software de gestión de relaciones con los clientes: HubSpot
El software de CRM es una herramienta imprescindible para que las pequeñas empresas funcionen sin problemas. Permite realizar un seguimiento, controlar y evaluar tus interacciones con los clientes desde un único lugar. El software te permite saber quién visita tu sitio web o recibe tus correos electrónicos, quién los abre y quién los lee.
Además, es posible que te des cuenta de que hace bastante tiempo que no hablas con un cliente importante. Con las herramientas de CRM, puedes realizar «evaluaciones periódicas» de tu relación con él y recibir sugerencias sobre los próximos pasos a seguir.
Precios:
Centro de marketing
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Plan básico: 50 $ al mes
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Plan Profesional: 890 $ al mes
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Plan Enterprise: 3200 $ al mes
Centro de ventas
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Plan básico: 50 $ al mes
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Plan Profesional: 500 $ al mes
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Plan Enterprise: 1200 $ al mes
Centro de atención al cliente
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Plan básico: 50 $ al mes
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Plan Profesional: 400 $ al mes
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Plan Enterprise: 1200 $ al mes
Ventajas:
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Permite realizar un seguimiento minucioso de los comportamientos y las preferencias de los clientes.
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Ofrece un excelente servicio de atención al cliente.
Contras:
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Opciones de vídeo limitadas en el correo electrónico.
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La interfaz resulta monótona, con pocas opciones de color.
5. Software de gestión de recursos humanos: GoCo
Las pequeñas empresas suelen necesitar ayuda para poder permitirse contratar a responsables a tiempo completo o a tiempo parcial. Con un software de gestión de recursos humanos, puedes gestionar tareas como la nómina, la planificación de turnos y el envío de noticias importantes de la empresa a tus empleados.
Precios:
Plan Personal: 5 $ al mes por empleado
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Incluye contratación, incorporación, autoservicio para empleados y MagicDocs.
Ventajas:
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Ideal para pequeñas empresas que necesitan herramientas de gestión de nóminas con funciones básicas de recursos humanos.
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Un servicio de atención al cliente rápido y amable.
Contras:
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Tarifas relativamente elevadas.
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No tiene aplicación móvil.
6. Software de contabilidad: QuickBooks Online
El software de contabilidad en línea realiza una parte importante del trabajo que lleva a cabo un contable o un tenedor de libros. Esto incluye llevar un control de los ingresos y gastos, preparar facturas y notas de gastos, y presentar las declaraciones de impuestos necesarias.
Precios:
Plan «Simple Start»: 15 $ al mes
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Incluye un usuario, facturas, presupuestos y recibos ilimitados, y permite llevar un control de los ingresos y los gastos.
Plan Essentials: 30 $ al mes
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Incluye hasta tres usuarios, todas las funciones de Simple Start, y permite llevar un control del tiempo, gestionar facturas y generar presupuestos de venta.
Plan Plus: 35 $ al mes
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Incluye hasta cinco usuarios, todas las funciones de Essentials, y permite llevar un control del inventario, preparar los formularios 1099 y gestionar la rentabilidad de los proyectos.
Plan Avanzado: 75 $ al mes
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Incluye hasta 25 usuarios, todas las funciones de la versión Plus, y ofrece informes avanzados, permisos de usuario personalizados y un servicio de atención al cliente exclusivo.
Ventajas:
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Fácil de usar y sencillo.
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Se integra perfectamente con otras aplicaciones.
Contras:
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Herramientas limitadas de gestión de inventario.
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El generador de informes de QuickBooks Online ofrece menos funciones que la versión de escritorio.
7. Colaboración y uso compartido de archivos: Microsoft Office 365
A medida que tu negocio crece, no basta con el correo electrónico y las llamadas telefónicas para mantener el ritmo. Las herramientas digitales actuales te permiten comunicarte al instante y compartir archivos, lo que facilita el trabajo en equipo y la comunicación.
Precios:
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Microsoft 365 Personal: 6,99 $ al mes o 69,99 $ al año
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Microsoft 365 Familia: 9,99 $ al mes o 99,99 $ al año
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Microsoft 365 Business Basic: 5,00 $ por usuario al mes
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Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $ por usuario al mes
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Microsoft 365 Business Premium: 20,00 $ por usuario al mes
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Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas: 8,25 $ por usuario al mes
Ventajas:
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Gestión simplificada de identidades e instalación de programas.
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Programación sencilla con los compañeros de trabajo y una interfaz de correo electrónico clara y organizada.
Contras:
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Microsoft no ofrece copias de seguridad de los datos de los usuarios en Office 365, por lo que es necesario recurrir a soluciones de terceros para garantizar la seguridad de los datos.
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La falta de una copia de seguridad externa puede provocar posibles interrupciones del servicio, pérdidas de productividad y problemas de cumplimiento normativo.
8. Gestión de contraseñas: LastPass
Las herramientas de gestión de contraseñas pueden ayudarte a llevar un control de todas tus cuentas. Con este método, la gente no volverá a utilizar contraseñas fáciles de adivinar ni las anotará.
En un momento en el que los ciberataques van en aumento, es fundamental tomar medidas para proteger tu seguridad en línea. Los bloqueadores de anuncios pueden evitar que los anuncios maliciosos infecten tu dispositivo con malware y roben tus contraseñas. Plantéate utilizar unbloqueador de anuncios, ya sea de pago ogratuito, para proteger tu dispositivo de los anuncios maliciosos. Además, los gestores de contraseñas pueden ayudarte a generar contraseñas seguras y a almacenarlas de forma segura.
Precios:
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LastPass Free: Es gratuito, pero está limitado a un tipo de dispositivo (ordenador o móvil) y a 50 contraseñas¹.
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LastPass Premium: cuesta 3 $ al mes y ofrece acceso a un número ilimitado de contraseñas en todos los dispositivos2.
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LastPass Families: cuesta 4 $ al mes y ofrece acceso a un número ilimitado de contraseñas para un máximo de 6 usuarios
Ventajas:
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Ofrece numerosas herramientas gratuitas muy útiles.
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Sincronización automática en todos los dispositivos.
Contras:
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Más caro que la competencia.
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De vez en cuando se reciben quejas sobre un servicio de atención al cliente deficiente o poco receptivo.
9. Análisis empresarial: Google Analytics
Los sitios web son como la puerta de entrada a tu negocio. Has dedicado mucho tiempo y dinero a conseguir que tu sitio web tenga un buen aspecto y sea fácil de usar. Sin embargo, es importante que sepas cómo se utiliza y qué secciones reciben más (y menos) atención.
Una herramienta de análisis web te proporciona esta información para que puedas realizar los cambios y mejoras necesarios.
Precios
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Google Analytics 4: es gratuito, pero ofrece datos limitados.
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Google Analytics 360: Cuesta 50 000 dólares al año o 4166 dólares al mes y ofrece acceso a funciones avanzadas como el seguimiento multidispositivo, informes sin muestreo y mucho más.
Ventajas:
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Permite realizar un seguimiento de las fuentes de tráfico, como la búsqueda orgánica, los enlaces o el tráfico directo.
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El seguimiento de la conversión en el comercio electrónico ofrece informes de ventas exhaustivos y datos útiles para optimizar los procesos de pago y del carrito de la compra.
Contras
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Visitas frecuentes de robots de spam.
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La imposibilidad de realizar un seguimiento preciso de las devoluciones o de las ventas fallidas.
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10. Copia de seguridad de datos: OneDrive
En las aplicaciones SaaS, los datos pueden borrarse o corromperse fácilmente. La presencia de usuarios malintencionados y los conflictos entre programas pueden causar muchos problemas. Las empresas de SaaS realizan copias de seguridad de los datos a nivel de plataforma, pero no puedes acceder a esos datos para recuperar el acceso a tu cuenta.
El software de copias de seguridad te ofrece un control total sobre la información importante de tu empresa y un acceso inmediato a ella. Solo hacen falta unos pocos clics para recuperar tu información si surge algún problema.
Las personas que dirigen empresas y les preocupa perder información importante, como Rewind.
Precios:
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OneDrive Básico: gratuito, pero solo ofrece 5 GB de almacenamiento.
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OneDrive independiente: cuesta 1,99 $ al mes o 19,99 $ al año y ofrece 100 GB de almacenamiento
Ventajas:
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Ideal para empresas que buscan soluciones asequibles para realizar copias de seguridad, recuperar y duplicar datos esenciales.
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Admite copias de seguridad y restauración en múltiples plataformas
Contras:
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Las empresas suelen tenerlo en cuenta solo después de que se produzca una pérdida importante de datos.
Palabras finales
Esta lista de herramientas empresariales para pequeñas empresas no es exhaustiva. La inversión en herramientas digitales depende, naturalmente, del tamaño, la madurez, el sector y el presupuesto de tu empresa.
Sin embargo, no hay que subestimar el valor queestas herramientaste aportarángracias a su capacidad para automatizargran parte del tiempo y el esfuerzo que requieren las tareas rutinarias. En un mundo pospandémico, estas herramientas pueden ayudarte a satisfacer la necesidad o el deseo de las personas de trabajar y gestionar sus negocios a distancia.
